Proposte

la nostra attività si mette a vostra disposizione per la pianificazione di eventi, tra cui:

• Feste di compleanno, private, lauree
• Battesimi, comunioni, cresime
• Meeting, conferenze, presentazioni prodotti
• Mostre, eventi culturali, teatrali e musicali
• Attività sportive acquatiche, summer party

Palazzo Bentivoglio pone attenzione ai dettagli e alla sua creatività, garantendo il successo dell’evento.

In dettaglio, i compiti principali:

Ascoltiamo i bisogni dei clienti

Per realizzare un evento ascoltiamo i desideri e i bisogni dei committenti. Ci preoccupiamo quindi, in prima battuta, di incontrare i clienti per intervistarli e venire a conoscenza dei loro bisogni e delle loro idee, oltre che delle informazioni su budget e tempi dell’vento, festa o manifestazione. L’obiettivo è creare un evento personalizzato, su misura del cliente.

Progettiamo l’evento

Ci occupiamo di stilare un progetto dell’evento, che tenga in considerazione le risorse a disposizione, i professionisti da coinvolgere e le diverse tappe di realizzazione. Gli step che percorriamo sono i seguenti:

• Definizione degli obiettivi: l’event planner stabilisce i goal da raggiungere, come ad esempio rimanere entro certi margini di budget, raggiungere un certo numero di partecipanti o veicolare un messaggio particolare.
• Selezione del tema: il concept intorno al quale ruoterà un evento viene deciso insieme al cliente. Per esempio, molti eventi hanno uno specifico tema, un filo conduttore che collega allestimenti e mood del ricevimento, come quello dei viaggi, dei libri o del cinema.
• Scelta del luogo: in base al tipo di manifestazione bisogna scegliere il luogo più adeguato, a seconda della stagione dell’anno, delle risorse economiche disponibili e dei desideri dei o delle committenti.
• Compilazione di un programma: molti eventi, come conferenze e manifestazioni, presentano un programma con gli orari in cui interverranno i vari relatori e i vari momenti previsti.

Selezioniamo i fornitori

Per la realizzazione di feste ed eventi disponiamo di una rete di collaboratori con cui fare squadra. Si tratta di professionisti che vengono coinvolti nella predisposizione e nello sviluppo dell’evento e che si occupano di:

• Location: è il luogo all’interno di Palazzo Bentivoglio in cui avviene l’evento, che può essere una zona esterna del giardino, una sala ricevimento o una sala conferenze.
• Catering: all’evento possono essere presenti cibo e bevande, per cui sarà necessario contattare un fornitore di questo servizio.
• Servizi fotografici: per avere un ricordo professionale dell’evento, chi organizza la festa si rivolge a un fotografo o una fotografa professionista.
• Grafica: la promozione è importante. Per realizzarla, l’organizzatore può contattare un fornitore di servizi stampa per avere volantini, partecipazioni e biglietti.
• Servizi audio e video: un fornitore specializzato in servizi audiovisivi, per predisporre microfoni, schermi, altoparlanti, necessari per esempio in conferenze e manifestazioni.
• Allestimenti: molto spesso i fiori sono utilizzati per decorare chiese, sale banchetto e l’allestimento dei tavoli. Ecco che chi lavora come fiorista interviene per realizzare decorazioni, che possono tuttavia essere anche di altra natura, come candele e oggetti ricercati.
• Intrattenimento: per animare la festa possono essere contattati una band musicale, un cantante, dei musicisti o un DJ. Nelle feste più grandi, possono essere presenti anche artisti, come ritrattisti, giocolieri e mangiatori di fuoco.
• Luci: in molti eventi la luce ricopre un ruolo importante, per illuminare ad hoc chi sta parlando su un palco, ad esempio. In altri casi, le luci sono un elemento scenografico (basti pensare al cosiddetto “cielo stellato”, composto da tante piccole luci led al soffitto, molto utilizzato in matrimoni e feste di compleanno).
• Trasporto: chi organizza un evento può anche contattare un servizio per il trasporto delle persone, come pullman e auto.

Coordiniamo tutte le attività

Coordiniamo le attività di tutti i fornitori professionisti che intervengono alla manifestazione, per fare in modo che tutti si muovano in armonia come ingranaggi di un orologio. Il notro ruolo può essere paragonato a quello di chi dirige un’orchestra, facendo in modo che ogni strumento suoni in armonia con gli altri.

Promuoviamo l’evento

Ci occupiamo di promuovere un evento, attraverso:

• comunicazione stampa, ossia inviando comunicati stampa ai media;
• marketing digitale, creando pagine social, siti web e landing page per aumentare la copertura di pubblico sull’evento;
• influencer marketing, una strategia che consiste nel contattare una star del web per pubblicizzare una certa manifestazione.

Predisponiamo le autorizzazioni

Altro nostro compito consiste nel preparare tutte le autorizzazioni necessarie allo svolgimento dell’evento in sicurezza e legalità. Ad esempio, per una manifestazione che si svolge all’aperto potrebbe essere necessario richiedere il permesso di utilizzo di suolo pubblico. Per sapere quali licenze sono necessarie, contattiamo le autorità locali per chiedere informazioni e seguire l’iter necessario sino all’approvazione. In caso di manifestazioni ludiche o di tipo sportivo amatoriale, chi organizza l’evento può essere chiamato anche a stilare polizze di assicurazione per ogni partecipante, per sostenere eventuali danni durante l’evento.

Gestione eventuali problemi

Prima e durante una festa o una manifestazione possono insorgere problemi imprevisti, come ad esempio il forfait di un fornitore o una pioggia insistente. Chi organizza l’evento deve mostrarsi proattivo e risolvere tempestivamente eventuali situazioni spinose, proponendo soluzioni alternative, come il cambio di location o la sostituzione di un fornitore.

Raccogliamo feedback

A evento concluso, comprendere se sia piaciuto o meno, se tutto sia andato come desiderato è importante per chi si occupa di planning di eventi. Raccogliere i pareri dei partecipanti per valutare il grado di soddisfazione, attraverso questionari o facendo social listening, ossia leggendo i commenti social sulla manifestazione appena svolta, è un momento di crescita importante.